Как правильно оформить запись в трудовой книжке при приеме на работу

Каждый официально трудоустроенный человек имеет трудовую книжку. Это основной документ, в котором отражаются все сведения о трудовой деятельности.

Она должна быть правильно оформлена. Существуют правила, которые утверждены на законодательном уровне. А именно - Постановление Правительства РФ № 225 и Постановление Минтруда РФ № 69, в которых утверждены форма трудовой книжки, ее образцы, Правила ведения оговоренного документа, а также порядок обеспечения бланками предприятий с освещением некоторых моментов оформления книжки о труде.

Трудовая книжка является документом, который необходимо предъявить при трудоустройстве. Но где её взять, если человек выходит на работу впервые?

В п. 8 Постановления № 225 сказано, что при первичном трудоустройстве трудовую книжку на своего нового работника заводит сам работодатель. Он не может попросить работника её купить, она должна быть приобретена за счёт средств работодателя.

Запись о приёме на работу должна быть обязательно отражена в трудовой. У кадровика есть 5 дней на это. Если он этого не сделает в отведённый срок, ему грозит штраф.

Для чего нужна работающему человеку трудовая книжка?

• в ней фиксируется весь «трудовой» путь конкретного человека – от первого места работы до пенсии. Здесь указываются перемещения по должности, по карьерной лестнице и прочее;
• это обязательный документ, который нужно предъявить при трудоустройстве;
• когда работающий гражданин решит выйти на пенсию по старости, то трудовая книжка поможет ему подтвердить стаж, необходимый для получения пенсии;
• она нужна для оформления кредита, для получения пособий, для подтверждения статуса безработного и прочее.

Все записи в трудовой свидетельствуют о том, что работник работал или не работал в том или ином месте. Эти записи «дублируются» в ПФР, то есть, если человек официально был трудоустроен в том или ином месте, работодатель делал за него отчисления в ПФР.

Сейчас ещё стали использовать голограммы. Это защитные наклейки, которые дают 100% гарантию того, что человек трудился именно в этой компании. Если же человек трудоустраивается на работу впервые, у него ни книжки, ни записи в ней. Как ему быть?

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Когда человек официально поступает на работу впервые, в обязанности работодателя входит оформление ему трудовой книжки. При этом он не может заставить соискателя самостоятельно приобретать документ. Это должно быть сделано на средства предприятия. Если новый сотрудник уже сам принёс книжку в отдел кадров, её можно принять. Но она должна быть чистой и незаполненной.

Все записи делает работник отдела кадров на основании тех документов, которые ему предоставляет новый работник. Алгоритм действий следующий:

• соискатель проходит либо не проходит собеседование при приёме на работу;
• если его берут на работу, то он пишет заявление на имя работодателя с просьбой взять его на определённую должность;
• потом на основании заявления работодатель издаёт приказ о приёме на работу;
• и только после ознакомления самого работника с приказом под подпись, работник отдела кадров начинает оформление трудовой книжки.

Не стоит доверять устной информации от нового работника. Все сведения в трудовую книжку необходимо вносить на основании документов:

• паспорта;
• документов об образовании;
• документов, подтверждающих получение дополнительных знаний.

На титульном листе работник отдела кадров указывает следующую информацию:

• ФИО работника и дату его рождения, на основании паспорта;
• образование, на основании соответствующих документов. Стоит обратить внимание, когда было получено образование. Если до 2013 года, то градация ступеней образования была несколько иной, чем сейчас. В любом случае, писать стоит так, как указано в документе;
• профессия, специальность. При заполнении этой строчки стоит ориентироваться на штатное расписание, а не на диплом или иной образовательный документ.

После того как будет заполнена первая страница, работник отдела кадров приступает к заполнению второй. Здесь он должен правильно указать сведения. Запись должна выглядеть так:

• графа 1 – это порядковый номер. Как правило, ставится цифра «1»;
• графа 2 – это дата приёма на работу. Здесь указывается дата заключения трудового договора;
• графа 3 – название работодателя, оно указывается полностью, как в учредительных документах. Затем указывается должность, на которую принят соискатель;
• графа 4 – реквизиты приказа о приёме на работу. Это номер приказа по порядку и дата его издания.

После того как первая запись будет внесена, трудовую книжку необходимо зарегистрировать в журнале движения книжек. Сюда вносятся:

• личные данные работника;
• реквизиты трудовой книжки – серия и номер;
• дата поступления нового сотрудника на работу;
• должность, на которую он принят.

Форма журнала утверждена Постановлением № 69. Все графы, которые указаны в оговоренном документе, должны быть заполнены.

Все записи в трудовую книжку вносятся:

• работником, который имеет соответствующие полномочия, согласно приказу по предприятию;
• вручную, без ошибок, помарок и зачёркиваний;
• без сокращений, аббревиатур, в полном варианте;
• формат даты должен выглядеть так: 26.09.2018. Нельзя писать месяц полностью, например, «26 сентября 2018 года»;
• можно использовать шариковую ручку, гелевую или перьевую, чернила могут быть синие или чёрные;
• в соответствии с документами;
• печать работодателя должна немного заходить на запись. Это дополнительно подтверждает её подлинность.

Трудовые книжки хранятся у работодателя. При необходимости, можно получить копию. Но для этого необходимо написать заявление.

Оформление трудовой книжки при последующем трудоустройстве

Когда работник решит уволиться от своего первого работодателя, тот должен будет сделать ему запись об увольнении. Оформляется она точно так же, как и запись о трудоустройстве, то есть:

• графа 1 – это порядковый номер. Как правило, ставится цифра «3»;
• графа 2 – это дата увольнения. Здесь указывается дата расторжения трудового договора;
• графа 3 – название работодателя можно не указывать, так как он не меняется с момента приёма на работу. Затем указывается должность, с которой увольняется работник, причина увольнения. Также нужно указать статью ТК РФ, на основании которой расторгается трудовой договор;
• графа 4 – реквизиты приказа об увольнении. Это номер приказа по порядку и дата его издания.

Запись заверяется работником отдела кадров, а также печатью работодателя. Теперь человек может заново устраиваться на работу.

При последующем трудоустройстве также необходимо заполнить трудовую книжку. Только уже не нужно вносить какие-либо сведения на титульную страницу, необходимо продолжать заполнять вторую страницу. Для этого:

• ставится номер по порядку;
• указывается дата нового трудоустройства;
• сведения о новом работодателе;
• новая должность;
• реквизиты приказа о трудоустройстве.

Когда на второй странице не останется места, работник отдела кадров (если такого на фирме нет, то его обязанности, как правило, выполняет бухгалтер) переворачивает страницу и продолжает заполнение.

Если все строчки для записи в трудовой книжке закончатся, это не повод заводить новый документ. Достаточно приобрести вкладыш и начать использовать его. Его вшивают после последней страницы и заполняют точно так же, как и основные листы.

Правила оформления

Они строго регламентированы в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 года № 69. Это Постановление утвердило Инструкцию по заполнению трудовых книжек.

В этой Инструкции сказано, что:

• воичном формате, а год – в четверичном. То есть должно быть указано: «08.10.2018», а не «8.10.18»;
• никаких сокращений слов и аббревиатур. Например, слово «Приказ» так и должно быть написано, а не «Пр.» или как-то ещё;
• нельзя зачёркивать те данные, которые были ошибочно или неправильно внесены. Их необходимо исправлять, внеся запись «запись за №.. недействительная», далее печать ответственного сотрудника и печать организации.

Если работник потеряет свою трудовую книжку, или с ней случится другая неприятность, то необходимо завести дубликат. Для этого необходимо обратиться к нынешнему работодателю с письменным заявлением. Только работодатель имеет право заводить новые книжки и вносить в них данные. Работник сам это сделать не имеет права.

Данные вносятся также, как и всегда, с соблюдением всех правил и норм, прописанных в Инструкции. Но есть и нюансы:

• если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже до того момента, как книжка была утеряна. Все цифры должны быть подтверждены документами;
• общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После того как данные о стаже будут внесены, необходимо расписать всех работодателей. Для этого нужны документы, так как опираться на устную информацию не стоит. Если у сотрудника остались какие-то «трудовые» документы с прошлых лет, он приносит их в отдел кадров. Если же их нет, то справку из ПФР о начислении взносов.

Все сведения вносятся точно так же, как и «нормальном» заполнении:

• графа 1 – порядковый номер записи;
• графа 2 – календарная дата арабскими цифрами;
• графа 3 – сведения о работодателе, занимаемой должности, об основании увольнения и ссылка на статью ТК РФ»
• графа 4 – реквизиты кадрового документа, на основании которого произошло принятие на работу или увольнение с неё.

Работник отдела кадров должен снять копии со всех документов, вложить их в личное дело, а оригиналы отдать работнику. Если же подтверждающих бумаг нет, то нужно просто указать сведения об общем стаже. Можно поверить на слово, но лучше запросить справку из ПФР.

Если у работника есть документы о том, что он совершал кадровые передвижения и перемещения в процессе работы, то их также нужно принести в отдел кадров. Они сделают соответствующие записи в трудовой.

Итоги

Если работник поступает на работу впервые, то:

• он пишет заявление;
• работодатель издаёт приказ;
• он с ним знакомится под подпись;
• теперь работник отдела кадров должен завести для него трудовую книжку.

Сведения в книжку вносятся не просто так, а в соответствии с Инструкцией. При последующем трудоустройстве порядок действий тот же, но сначала работнику нужно уволиться с предыдущего места работы и получить соответствующую запись в трудовую. Это делается так:

• пишется заявление об увольнении;
• на его основании издаётся приказ о расторжении трудового договора;
• увольняющийся знакомится с приказом под подпись;
• работник отдела кадров вносит соответствующую запись в трудовую книжку.

Если книжка потерялась по вине работника, то нужно:

• обратиться к своему работодателю с заявлением об оформлении дубликата;
• принести документы, подтверждающие трудовую деятельность в предыдущие периоды;
• работник отдела кадров внесёт эти сведения в трудовую;
• книжка готова.

Если же она утеряна по вине работника отдела кадров, то он будет нести ответственность в виде штрафа. При этом он будет обязан восстановить документ.